Factura electrónica obligatoria: qué cambia para el autónomo y cuándo

Dos obligaciones distintas: factura electrónica y Verifactu

La factura electrónica entre empresas nace de la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y se desarrolla en el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo. Obliga a que la factura a otro empresario o profesional viaje en un formato estructurado. Su objetivo es combatir la morosidad.

Verifactu es otra cosa: el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre regula los sistemas informáticos de facturación, que deben generar un registro inalterable de cada factura, sea a una empresa o a un particular. Para los autónomos (contribuyentes del IRPF con actividad económica), el sistema de facturación debe estar operativo antes del 1 de julio de 2027: es obligatorio a partir de esa fecha (Real Decreto-ley 15/2025). Hacienda comunicó el 5 de octubre de 2026 que prevé ampliar el plazo hasta octubre de 2028; hasta que se apruebe la norma, la fecha vigente es la del BOE.

El calendario, con la norma que lo fija

La Ley 18/2022 dejó los plazos en manos del desarrollo reglamentario: un año para quien factura más de 8 millones de euros y dos años para el resto. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo los concreta contando desde la entrada en vigor de la orden que regula la solución pública, y esa es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, vigente desde el 6 de octubre de 2026.

Eso da el 6 de octubre de 2027 para quien superó los 8 millones de euros de volumen de operaciones (calculado según el art. 121 de la Ley del IVA) el año anterior, y el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos.

Qué facturas tienen que ser electrónicas

La obligación recae sobre quien está obligado a expedir factura y la dirige a un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad, un establecimiento permanente o, en su defecto, su domicilio o residencia habitual (art. 3). Quedan exceptuadas las facturas simplificadas, salvo las cualificadas (art. 4.1), y una orden ministerial puede excluir otras operaciones (art. 4.2).

En qué formato y por dónde se envía

La factura electrónica es un mensaje estructurado conforme al modelo semántico europeo EN 16931 y en una de estas sintaxis: UBL, CII, mensaje EDIFACT o Facturae (art. 7). No sirve un PDF suelto.

El sistema español lo forman las plataformas privadas de intercambio y la solución pública que gestiona la AEAT, que además hace de repositorio. Puedes usar una, la otra o ambas (art. 5). Si no has acordado con tus proveedores recibir por una plataforma privada, se entiende que optas por la solución pública. Quien la use debe emplear la sintaxis UBL, y las plataformas privadas deben remitir a la AEAT una copia fiel en UBL de cada factura (arts. 6 y 11).

Además, la Ley 56/2007 (art. 2 bis) impide que el receptor te obligue a usar una plataforma o proveedor determinado, y exige interconexión e interoperabilidad gratuitas entre plataformas.

Los estados de la factura: aceptación, rechazo y pago

El destinatario debe informar al emisor de la aceptación o rechazo comercial y del pago efectivo completo, con su fecha, en un máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales (art. 10). Además, debe comunicar el pago o el rechazo a la solución pública (art. 12); sin rechazo ni factura rectificativa se presume que la factura está aceptada.

Para el autónomo hay un respiro: para las personas físicas con 8 millones de euros o menos de volumen de operaciones, informar de los estados de la factura es voluntario hasta pasados doce meses desde que el reglamento les es exigible, es decir, hasta el 6 de octubre de 2029 (disposición transitoria tercera). Mientras tanto sí tienes que emitir y recibir las facturas en formato electrónico.

Qué puedes hacer ya

1. Comprueba si tu cliente habitual es empresa o profesional con sede en España: es el único caso que cambia.
2. Pregunta a tu programa de facturación si emitirá en un formato admitido (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) o si usa la solución pública de la AEAT.
3. Mantén al día los NIF de tus clientes: la solución pública admite una factura UBL si aparecen bien el NIF del emisor y el del destinatario.
4. Decide dónde recibirás las facturas de tus proveedores: si no eliges plataforma, será la solución pública.
5. No confundas esto con Verifactu: sigue su propio calendario.

¿Y si no la emito?

Hasta que llegue tu fecha no hay infracción. Después, no hemos localizado en la Ley 18/2022 ni en el RD 238/2026 una sanción específica para el autónomo que no emita factura electrónica a otra empresa. La multa de hasta 10.000 euros de la Ley 18/2022 se refiere a las empresas de servicios al público que no ofrezcan a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas, no a este caso. Ante la duda, consulta a tu gestor.